O formulário W-9 é um documento fiscal fundamental exigido por residentes e empresas dos EUA. Ele é usado principalmente para fornecer seu Número de Identificação do Contribuinte (TIN) às entidades que lhe pagam rendimentos, garantindo a declaração precisa de impostos e a conformidade com as normas do IRS. Se você é um prestador de serviços independente, freelancer ou proprietário de uma empresa, é essencial saber como preencher e usar corretamente o formulário W-9.
O que é um formulário W-9?
O formulário W-9, oficialmente chamado de “Request for Taxpayer Identification Number and Certification” (Solicitação de número de identificação do contribuinte e certificação), é usado para fornecer um TIN válido (por exemplo, número do seguro social ou número de identificação do empregador) à entidade que está lhe pagando. Isso garante que sua renda seja informada ao IRS com precisão e evita possíveis atrasos ou problemas com declarações de impostos.Diferentemente de outros formulários fiscais, o W-9 não é enviado ao IRS. Em vez disso, ele é retido pela entidade que solicita o formulário, como um cliente ou uma instituição financeira, para preparar declarações de informações como a 1099-NEC (Remuneração de não funcionários) ou a 1099-MISC (Rendimentos diversos).
Quem precisa de um formulário W-9?
Os grupos a seguir normalmente precisam preencher um W-9:
- Prestadores de serviços autônomos ou freelancers: Se estiver prestando serviços como autônomo, será solicitado que preencha um W-9 para informar seus ganhos.
- Empresas sediadas nos EUA: As empresas que recebem renda informada em um formulário 1099 devem enviar um W-9 aos seus clientes.
- Proprietários individuais ou LLCs: Os proprietários de pequenas empresas geralmente fornecem um W-9 quando trabalham com empresas maiores.
- Proprietários de imóveis de aluguel: Se você recebe renda de aluguel, seus inquilinos podem precisar do seu W-9 para informar os pagamentos.
Etapas para preencher um formulário W-9
1. Forneça suas informações pessoais ou comerciais:
- Digite seu nome legal completo. Se você opera com um nome comercial, inclua-o na segunda linha.
- Indique sua classificação fiscal federal (por exemplo, pessoa física/proprietário individual, LLC ou corporação).
- Forneça seu endereço para onde os documentos fiscais podem ser enviados.
2. Digite seu TIN:
- Se você for uma pessoa física, digite seu Social Security Number (SSN).
- Se você for uma empresa ou entidade, use seu Employer Identification Number (EIN).
3. Certifique as informações:
- Assine e registre a data do formulário para confirmar que:
- O TIN fornecido está correto.
- Você não está sujeito à retenção de backup.
- Você é um contribuinte dos EUA ou estrangeiro residente.
4. Envie o W-9 para a entidade solicitante:
- Entregue o formulário preenchido ao seu cliente, empregador ou pagador.
- Mantenha uma cópia para seus registros em caso de discrepâncias.
5. Atualize conforme necessário:
- Se suas informações mudarem (por exemplo, nome da empresa ou classificação fiscal), preencha um novo W-9 e entregue-o ao solicitante.